Allgemeines zur Kassenbuchführungspflicht
Nicht jeder Unternehmer ist zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet. Wenn Sie nicht dazu verpflichtet sind und nur gelegentlich etwas bar bezahlen und keine physische Kasse besitzen, können Sie Auslagen auch ohne Kassenkonto buchen.
Ob Sie ein Kassenbuch führen müssen, besprechen Sie am besten mit Ihrem Treuhänder oder erfragen Sie bei Ihrem zuständigen Finanzamt.
Wenn Sie ein Kassenbuch führen müssen, sollten Sie ein revisionssicheres Kassenkonto anlegen.
Definition eines revisionssicheren Kassenkontos in BuchhaltungsButler
Ein revisionssicheres Kassenkonto definiert sich in BuchhaltungsButler dadurch, dass angelegte Transaktionen nicht mehr gelöscht werden können und somit nur Stornotransaktionen möglich sind. Nach dem Anlegen eines revisionssicheren Kassenkontos steht Ihnen in den Auswertungen der Bericht "Kassenbuch" zur Verfügung. Die Transaktionen werden in dieser Auswertung, entsprechend den gesetzlichen Vorgaben, nach Erfassungsdatum und nicht nach Zahlungsdatum sortiert. Dies entspricht der Logik eines handschriftlich geführten Kassenbuchs. Achten Sie darauf, Ihre Zahlungen in der korrekten chronologischen Reihenfolge und zeitnah zu erfassen.
Wichtig:
Das revisionssichere Kassenkonto lässt Änderungen ausschliesslich durch Stornobuchungen zu, sodass bei der Nutzung erhöhte Aufmerksamkeit geboten ist.
Einrichtung eines revisionssicheren Kassenkontos
Zunächst legen Sie in BuchhaltungsButler ein neues Kassenkonto an. Hierfür gehen Sie im Menüpunkt "Einstellungen" zur Kategorie "Kontenverwaltung". Hier legen Sie ein neues Konto an und wählen im ersten Dropdown die Option "Kasse" und aktivieren "revisionssicher".
Mit einem Klick auf das "+" legen Sie das Konto an.
Wenn Sie nun auf "Konten/Buchen" wechseln, können Sie im Dropdown Ihrer Konten das neue Kassenkonto auswählen.
Über "manuelle Transaktion hinzufügen" fügen Sie eine neue Einnahme oder Ausgabe hinzu.
Alternativ können Ausgaben auch über die Funktion Beleg erzeugt Transaktion angelegt werden. Diese Funktion lässt sich in den Einstellungen des neu angelegten Kontos aktivieren bzw. deaktivieren.
Vorsicht bei "Beleg erzeugt Transaktion"-Logik
Mit der Option "Beleg erzeugt Transaktion", die standardmässig aktiviert ist, wird zu dem Zeitpunkt eine Transaktion in das Kassenbuch geschrieben, zu dem Sie den Beleg geprüft und bestätigt haben. Eine chronologische Ordnung anhand des Belegdatums erfolgt nicht. Deaktivieren Sie die Option "Beleg erzeugt Transaktion" daher, wenn Sie die chronologische Bearbeitung Ihrer Kassenbelege, die eine Transaktion erzeugen sollen, nicht gewährleisten können und schreiben Sie die Transaktionen lieber manuell in Ihr Kassenkonto.
Auswertung des Kassenbuchs
Um Ihr Kassenbuch zu exportieren, gehen Sie im Menü auf "Auswertungen und Export".
Wählen Sie nun "Kassenbuch" und legen Sie den Zeitraum fest, für den Sie Ihr Kassenbuch auswerten wollen.
Nachdem Sie den Zeitraum gewählt haben und auf "Anzeigen" geklickt haben, können Sie das Kassenbuch entweder im csv-Format oder als PDF exportieren, indem Sie oben rechts auf die entsprechenden Symbole klicken.
Beachten Sie: Die Auswertung des Kassenbuchs geschieht in fortlaufender Reihenfolge von der ersten Transaktion der auszuwertenden Periode bis zur letzten Transaktion der Periode. Etwaige Buchungen aus anderen Perioden, die zwischen den Transaktionen der auszuwertenden Periode erfasst wurden, werden mit ausgegeben. Dies gebietet die Regel, dass ein Kassenbuch fortlaufend geführt werden muss und nachträglich erfasste Transaktionen nicht zwischengeschoben werden dürfen.