1) Der richtige Ablauf für Sie
Zunächst verknüpfen Sie Ihre Bankkonten mit dem BuchhaltungsButler und laden Ihre Belege hoch, um sie anschließend zu kontrollieren.
Wichtig: Erst Belege hochladen, dann verbuchen! Verbuchen Sie eine Zahlung bevor der Beleg hochgeladen wurde, kann kein Beleg mehr automatisch zugewiesen werden.
2) Wo wird gebucht?
Nach dem Hochladen und Kontrollieren der Belege geht es ans Buchen. Für Einnahmen-Ausgaben-Rechner ist nur der Punkt "Konten/Buchen" relevant.
Konten/Buchen
Zahlungen (Bank, Kasse, Auslagen etc.) werden hier gebucht.
Nach dem Hochladen eines Belegs sind folgende vier Szenarien möglich, wenn Sie eine Zahlung verbuchen möchten:
- Es ist automatisch ein Beleg zugewiesen worden und ein Buchungsvorschlag erfolgt (unbestätigt).
- Belegzuweisung und Buchungsvorschlag wurden bestätigt. Der Geschäftsvorfall ist abgeschlossen.
- Es wurde kein Beleg zugeordnet, es gibt aber einen Buchungsvorschlag der bestätigt werden könnte.
- Der Transaktion wurde kein Beleg zugeordnet und es gibt keinen Buchungsvorschlag.
Auch ohne Kenntnisse der Kontenrahmen können sie selbst kontieren, indem Sie im Feld „Buchungstext“ ein Stichwort eingeben, sodass Ihnen die passenden Konten vorgeschlagen werden. Beispiele: "Taxi", "Bahn", "Kopierpapier".
Belege bzw. Belege/Buchen
Als Bilanzierer aktivieren Sie die Debitoren- und Kreditorenkonten in den Einstellungen.
Jetzt können Sie Eingangsbelege über Kreditorenkonten und Ausgangsrechnungen über Debitorenkonten verbuchen.
Sobald die Zahlung erfolgt ist, buchen Sie diese.
Die Zahlung wird in der Folge in "Konten/Buchen" gegen das Debitoren-/Kreditorenkonto verbucht um den "offenen Posten" auszugleichen.
Der BuchhaltungsButler merkt sich, welche Kunden/Lieferanten über Debitoren-/Kreditorenkonten verbucht werden.
Freies Buchen
Buchungen, denen weder eine Zahlung noch ein Beleg zugrunde liegt, finden im „Freien Buchen“ statt.
Beispiele: Rückstellungen, Rechnungsabgrenzungen, Lohn- und Gehaltszahlungen.