Export: Beschreibung und Hinweise zu Exporten

Beschreibung der Exportformate

In BuchhaltungsButler stehen Ihnen aktuell die Exportformate "BB Standardformat", "Sage50", "Sage Start" und "Banana" für Buchungssätze (und Belege) zur Verfügung. Weitere sind in Planung.

Unbestätigte Buchungen im Export

Wenn Sie einen Export von Buchungssätzen für eine Periode generieren möchten, in der noch nicht alle Buchungen bestätigt wurden, erhalten Sie den Hinweis, dass noch ungebuchte Geschäftsvorfälle vorliegen. Nun stehen Ihnen drei Optionen zur Auswahl:

  1. Unbestätigte Buchungsvorschläge ausgeben und bei ungebuchten Geschäftsvorfällen ein Platzhalter-Konto einfügen
  2. Für unbestätigte und ungebuchte Geschäftsvorfälle ein Platzhalter-Konto einfügen
  3. Unbestätigte und ungebuchte Geschäftsvorfälle nicht mit ausgeben

Um die drei Optionen richtig zu verstehen, ist es wichtig, den Unterschied zwischen "unbestätigten Buchungsvorschlägen" und "ungebuchten Geschäftsvorfällen" zu kennen.

  • "Unbestätigte Buchungsvorschläge" lassen sich in der Anwendung an einer gelben Diskette erkennen. BuchhaltungsButler schlägt ein Buchungskonto vor, das jetzt noch bestätigt werden muss (grüne Diskette).
  • "Ungebuchte Geschäftsvorfälle" hingegen konnten noch nicht einem Buchungskonto zugeordnet werden. Die Diskette ist noch grau.

Für die drei Optionen ergeben sich nun unterschiedliche Anwendungsfälle:

  1. Der Buchungsvorschlag von BuchhaltungsButler wird angenommen und der Sachverhalt entsprechend verbucht ausgegeben. Geschäftsvorfälle, für die kein Buchungsvorschlag ausgegeben werden konnte, werden auf ein Platzhalter-Konto gebucht.
  2. Sämtliche ungebuchten Geschäftsvorfälle (gelbe und graue Diskette) werden auf ein Platzhalter-Konto gebucht ausgegeben.
  3. Nur gebuchte Geschäftsvorfälle (mit grüner Diskette) werden ausgegeben.

Export nachträglich erfasster Buchungen

Wenn Sie Ihre Buchungen exportiert und an Ihren Treuhänder weitergegeben haben, sollten Sie nach dem Export alle Buchungen festschreiben. So können Sie, wenn Sie nachträglich Buchungen erfassen oder bereits erfasste Buchungen ändern, bequem nur die ergänzten/geänderten Buchungen exportieren und Ihrem Treuhänder nachreichen. Dies tun Sie, indem Sie nicht "alle Buchungen" wählen, sondern nur die nicht festgeschriebenen Buchungen einer Periode exportieren.

Export von Belegbildern

Standardmässig werden die Belege anhand der "Buchungsnummer" benannt (Dateiname). Sie haben jedoch auch die Option, "Originaldateiname verwenden" anzuklicken. Mit der Standardoption ist es jedoch in der Regel einfacher, den einer Buchung zugehörigen Beleg zu identifizieren.
Aktuell besitzt leider noch keine Steuersoftware in der Schweiz die Möglichkeit, Belegbilder zu importieren, weshalb dort aktuell nur Buchungssätze übernommen werden können.
Für sonstigen Bedarf besteht die Exportfunktion für Belege jedoch selbstverständlich.

Beschreibung des BB Standardexports

Das "BB Standardformat" ist universell kompatibel und kann zum Import in Controlling-Tools oder andere Buchhaltungssoftware verwendet werden.
Im Standardexport finden Sie folgende Spalten:

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  • Datum [Datum des Geschäftsvorfalls]
  • Buchungstext [Gegenpartei des Geschäftvorfalls & Buchungstext, sofern vergeben]
  • Betrag
  • Währung
  • Sollkonto
  • Habenkonto
  • Steuerschlüssel [Ein Mapping der Steuerschlüssel finden Sie hier.]
  • Buchungsnummer [ID des Buchungssatzes, durch BHB vergeben. Es handelt sich nicht um die fortlaufende Nummer des Journals (festgeschriebene Buchungen)]
  • Rechnungsnummern [Rechnungsnummern der (ggf. zugewiesenen) Belege. Bei mehreren zugewiesenen Belegen sind die Werte kommagetrennt]
  • Gegenpartei [Gegenpartei der (ggf. zugewiesenen) Belege. Bei mehreren zugewiesenen Belegen sind die Werte kommagetrennt]
  • Umsatzsteuer [Umsatzsteuer der (ggf. zugewiesenen) Belege. Bei mehreren zugewiesenen Belegen sind die Werte kommagetrennt]
  • Zugewiesene Beträge [Beträge der (ggf. zugewiesenen) Belege. Bei mehreren zugewiesenen Belegen sind die Werte kommagetrennt]
  • Beleglinks [Links zu den (ggf. zugewiesenen) Belege. Bei mehreren zugewiesenen Belegen sind die Werte kommagetrennt]
  • Festschreibung [Festschreibekennzeichen. 0=nicht festgeschrieben; 1=festgeschrieben]
  • Kommentar [Kommentar, der am Geschäftsvorfall hinterlassen wurde]

Beschreibung des Banana Exports

Der Banana-Export kann für den Import in Banana verwendet werden. Sollten Sie die Reihenfolge in Banana anders definiert haben, können Sie diese entweder in Banana selbst abändern oder die csv-Datei bearbeiten.
Über die Copy&Paste Funktion können Sie anschliessend die Buchungssätze in Banana hinzufügen.
Ihr Banana Export enthält folgende Spalten (es werden nur die durch BHB befüllten Spalten aufgelistet, der Rest wird von Banana automatisch befüllt):

  • Datum (Buchungsdatum; Format DD.MM.JJJJ)
  • Beleg (Buchungsnummer)
  • Beschreibung (Buchungstext)
  • KtSoll (Konto im Soll)
  • KtHaben (Konto im Haben)
  • Betr. Währung (Betrag in der entsprechenden Währung)
  • Währung
  • Betrag CHF (umgerechneter Betrag in CHF)
  • MwSt./UST Code (Steuerschlüssel)

Beschreibung des Sage 50 Exports

Der Sage50 Export kann für den Import in Sage50 (auch "Sesam" genannt) verwendet werden.
Je Buchung werden im Export bis zu drei Spalten für Konto, Gegenkonto und Steuerkonto generiert.
Der Export enthält folgende Spalten (es werden nur die durch BHB befüllten Spalten aufgelistet, der Rest wird von Sage50 automatisch befüllt bzw. enthält eine Standardbezeichnung)

  • Blg - Durchnummerierung der Buchungen
  • Datum
  • Kto - Konto
  • S/H - Soll/Haben Kennzeichen
  • GKto - Gegenkonto
  • SId - Steuercode (VSM77 etc.)
  • MTyp - bezeichnet Buchungsart
  • Netto
  • Steuer
  • Tx1 - Buchungstext (max. 26 Zeichen)
  • Tx2 - Buchungstext (max. 26 Zeichen)
  • PkKey - Personenkontonummer

Beschreibung des Sage Start Exports

Der Sage Start Export kann für den Import in Sage Start verwendet werden.
Je Buchung werden im Export bis zu vier Spalten für die jeweiligen Buchungssätze generiert.
Der Export enthält folgende Spalten (es werden nur die durch BHB befüllten Spalten aufgelistet, der Rest wird von Sage Start automatisch befüllt bzw. enthält eine Standardbezeichnung)

  • Buchungsdatum
  • Fortl. Nummer nach Rechnungskreisen
  • Buchungstext
  • Gesamtbetrag (bei Storno negiert)
  • Währungskürzel
  • Buchungsnummer laut BuchhaltungsButler
  • Konto
  • Währung
  • Buchungstext
  • Gegenkonto
  • Steuerschlüssel
  • Steuersatz in %
  • Steuerfall (Nicht steuerpflichtig, Steuerpflichtig oder Steuerbetrag)
  • Soll/Haben
  • Datum
  • Beträge (aufgesplittet in einzelne Buchungssätze)
  • Steuerprozent (0/100)

Export von Belegbildern

Standardmässig werden die Belege anhand der "Buchungsnummer" benannt (Dateiname). Sie haben jedoch auch die Option, "Originaldateiname verwenden" anzuklicken. Mit der Standardoption ist es jedoch in der Regel einfacher, den einer Buchung zugehörigen Beleg zu identifizieren.