Systematik des Belegmatchings | 100% Matching erreichen

Posted by Davor Suvak on
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Match der Belege durch Payment_Reference erreichen

Systematik des Belegmatchings

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie die Systematik unseres Matching-Prozesses funktioniert.

Wann kein Matching erfolgen kann

Kein Matching von Belegen zu Transaktionen kann erfolgen, wenn:

  1. Rechnungs- und Zahlbetrag nicht übereinstimmen (Fremdwährungsrechnungen und Zahlungen unter Abzug von Skonto können derzeit nicht gematcht werden)
  2. Der Beleg liegt ausserhalb der definierten Datums-Range (90 Tage vor, 30 Tage nach der Transaktion)
  3. Der Beleg ist nicht in die Vorselektion gekommen (erledigen Sie insbesondere umfangreiche Buchhaltungen immer sehr zeitnah. Je weniger Belege für das Matching in Frage kommen, desto schneller und zuverlässiger funktioniert der Prozess)
  4. Beleg wurden nicht korrekt ausgelesen oder die Transaktion wurde bereits verbucht

Vorselektion der für das Matching in Frage kommenden Belege

Wird eine neue Transaktion oder ein neuer Beleg in BuchhaltungsButler verarbeitet, wird unser Matchingprozess angestossen.
Dieser selektiert zunächst bis zu 1.000 Belege vor, welche für das Matching zu einer unverbuchten Transaktion in Frage kommen können.

Für die Vorselektion müssen die Belege folgende Kriterien erfüllen:

Datumsbereich:

  • Das Rechnungsdatum darf maximal 90 Tage vor und maximal 30 Tage nach dem Transaktionsdatum liegen

Prüfung von Übereinstimmungen zwischen Rechnung und Transaktion (absteigend nach Wichtigkeit)

  • Betrag plus Rechnungsnummer (Re-Nr. als alleiniger Wert im Verwendungszweck)
  • Betrag plus Gegenpartei
  • Betrag

Matchingprozess (normal)

Diese Liste aus maximal 1´000 Belegen wird anschliessend durch unseren "Rater" verarbeitet. Ein Matching kommt zustande, wenn

  1. Betrag auf der Rechnung mit dem Transaktionsbetrag übereinstimmt, plus
  2. entweder: Gegenpartei der Rechnung entspricht Gegenpartei der Transaktion
  3. oder: Rechnungsnummer ist eindeutig im Verwendungszweck angegeben

Matchingprozess über "Payment Reference"

Zahlungen, die über einen Zahlungsdienstleister wie PayPal, Amazon oder Stripe eingehen, enthalten in aller Regel keine Rechnungsnummer im Verwendungszweck, da die Rechnungsstellung im E-Commerce zumeist erst nach der Zahlung erfolgt.
Auch bei Überweisungen gibt es den Fall, das eine Zahlungsreferenz angegeben wird, diese jedoch nicht der Rechnungsnummer entspricht.
Dadurch verliert BuchhaltungsButler eine wichtige Eigenschaft zum Matching, denn neben dem Betrag ist ein Match von Rechnungsnummer und/oder der Gegenpartei erforderlich. Damit das Matching dennoch funktioniert und vor allem bei einer hohen Anzahl von Ausgangsrechnungen die Zuordnung automatisiert stattfindet, ziehen wir im E-Commerce die sogenannte "Payment Reference" heran. Diese muss sich zwingend auf Ihren Ausgangsrechnungen wiederfinden.

Um einen 100% Match von Zahlungen und Belegen zu erreichen, muss sowohl für die Zahlung als auch den Beleg die Zahlungsreferenz mit übergeben werden.

Payment Reference bei Transaktionen

Bei Zahlungsdienstleistern wie PayPal, Amazon Pay oder Stripe bekommt BuchhaltungsButler die Payment Reference separat mit übergeben und speichert diese mit ab.
Wenn Ihre Kunden überweisen, kann die Zahlungsreferenz auch im Verwendungszweck angegeben werden. Hier hängt ein erfolgreiches Matching dann aber vor allem davon ab, ob der richtige Beleg es in die Vorselektion der maximal 1´000 Belege nach den oben beschriebenen Kriterien geschafft hat. Erledigen Sie umfangreiche Buchhaltungen daher nach Möglichkeit immer sehr zeitnah.

Wichtig: wenn Sie Transaktionen via API oder Import übergeben, müssen Sie die Payment Reference unbedingt im dafür vorgesehenen Feld "Zahlungsreferenz" mit übergeben

Payment Reference bei Belegen

Wenn Sie Ihre Ausgangsrechnungen per API übermitteln oder als csv-Datensätze importieren, übergeben Sie bitte ebenfalls unbedingt den Wert "Zahlungsreferenz".

Wenn Sie über die API die Zahlungsreferenz nicht übergeben oder Ihre Belege klassisch, z.B. per Dropbox, E-Mail oder manuellem Upload, übermitteln, müssen wir die Payment Reference auf dem Beleg auslesen können. Hierfür müssen Sie eines der folgenden Signalwörter vor die Payment Reference stellen:
"Verwendungszweck", "Purpose", "Transaktions-ID", "Transaction-id", "Referenz-Nr", "Reference-ID", "Referenz", "Reference", "Zahlungsreferenz"

Diese Wörter dürfen durch ein Satzzeichen und ein Leerzeichen von der Payment Reference getrennt sein.

Zulässig sind z.B.: "Referenz: 123456abc" oder "Referenz 123456abc" oder "Zahlungs-Referenz: 123456abc".

Nicht zulässig sind z.B.: "Referenz123456abc" oder "Die Payment-Referenz Ihrer Bestellung lautet: 123456abc"


Sonderfall: Warenwirtschaftssystem "Billbee"
In Billbee gibt es im Rechnungslayout verschiedene Platzhalter. Unter diesen Platzhaltern befinden sich auch die {PaymentReference} und die {PaymentTransactionID}. Beide können mit in das Rechnungslayout übernommen werden und die Payment Reference wird zukünftig an BuchhaltungsButler via API übergeben.
Eine Liste aller Platzhalter von Billbee finden Sie unter diesem Link.